Darse de alta como autónomo en España son dos trámites, en un orden concreto, y ambos gratuitos. Lo que cuesta dinero viene después: la cuota mensual y las obligaciones fiscales. Esto es lo que hay que hacer y lo que hay que saber antes de hacerlo.
Los dos trámites, en orden
1. Hacienda: el alta censal
Primero se comunica a la Agencia Tributaria que vas a iniciar una actividad económica. Se hace con el modelo 036, la declaración censal, y debe presentarse antes de empezar la actividad.
En ese formulario declaras tres cosas importantes:
- El epígrafe del IAE que corresponde a tu actividad. Elige con cuidado: determina tu régimen de IVA y las obligaciones que asumes. Puedes darte de alta en varios.
- El régimen de IVA aplicable: general, recargo de equivalencia, exento por el artículo 20 de la Ley del IVA (formación reglada, sanidad, algunos seguros).
- El régimen de IRPF: estimación directa simplificada es lo normal para la inmensa mayoría.
Es gratuito y se presenta online con certificado digital o Cl@ve.
2. Seguridad Social: el alta en el RETA
Después, el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Se tramita en el sistema Import@ss de la Seguridad Social, y también antes de iniciar la actividad: se puede solicitar hasta 60 días antes de la fecha de comienzo.
Aquí eliges dos cosas relevantes:
- La base de cotización, dentro del tramo que te corresponda por tus rendimientos netos previstos.
- La mutua colaboradora que gestionará tus bajas por enfermedad y accidente.
Necesitas tener número de afiliación a la Seguridad Social. Si nunca has trabajado en España, hay que solicitarlo previamente.
Cuánto vas a pagar de cuota
Desde 2023 el RETA funciona con un sistema de cotización por ingresos reales. Ya no eliges libremente la base: se te asigna un tramo en función de tus rendimientos netos previstos, y la cuota va con él.
El funcionamiento tiene tres piezas:
- Estimas tus rendimientos netos anuales y eliges el tramo correspondiente.
- Puedes cambiar de tramo hasta seis veces al año si tu previsión cambia. Es gratis y se hace online.
- Al año siguiente se regulariza: si cotizaste por debajo de lo que ganaste, pagas la diferencia; si cotizaste de más, te la devuelven.
El consejo práctico: si tienes dudas, ajusta el tramo a la baja al principio y súbelo cuando tengas visibilidad real de tus ingresos. Es mucho más cómodo pagar una diferencia al regularizar que adelantar dinero durante todo un año.
La tarifa plana
Si es tu primera alta como autónomo, o han pasado al menos dos años desde la última (tres si ya disfrutaste de la bonificación anteriormente), tienes derecho a una cuota reducida durante los primeros 12 meses, muy por debajo de la cuota ordinaria.
Ese periodo puede prorrogarse otros 12 meses si tus rendimientos netos en el primer año se mantienen por debajo del Salario Mínimo Interprofesional anual.
Dos advertencias:
- Hay que solicitarla expresamente al darse de alta. No se aplica sola.
- Al terminar, la cuota sube de golpe a la que corresponda a tu tramo. Conviene tenerlo previsto en la caja del negocio, porque el salto sorprende a mucha gente.
Las obligaciones que asumes
Ser autónomo no es solo pagar una cuota. A partir del alta, tienes un calendario fiscal:
Trimestralmente (en abril, julio, octubre y enero):
- Modelo 303: liquidación del IVA. Declaras el IVA que has repercutido a tus clientes menos el que has soportado en tus compras.
- Modelo 130: pago fraccionado a cuenta del IRPF, si tributas en estimación directa. Es un adelanto del 20% de tu beneficio.
- Modelo 111: retenciones practicadas a trabajadores y a profesionales que te facturan con retención.
- Modelo 115: retenciones del alquiler del local, si lo tienes.
Anualmente:
- Modelo 390: resumen anual del IVA.
- Modelo 190: resumen anual de retenciones.
- Declaración de la Renta, con el rendimiento de tu actividad económica incluido. Como autónomo estás obligado a presentarla, cualquiera que sea tu nivel de ingresos.
Y de forma continua: conservar todas las facturas emitidas y recibidas y llevar los libros registro obligatorios durante al menos cuatro años.
Qué se puede deducir
La regla general es que un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, está justificado con factura completa (no vale el ticket) y está registrado en tus libros.
Deducciones habituales sin complicaciones:
- Cuota de autónomos.
- Suministros y material de oficina.
- Servicios de profesionales: gestoría, abogado, diseño.
- Formación relacionada con la actividad.
- Seguros de responsabilidad civil.
- Software y herramientas de trabajo.
Los casos que dan problemas en una inspección son siempre los mismos: el vehículo (deducible al 100% solo si se acredita afectación exclusiva a la actividad, algo muy difícil salvo en actividades concretas), las comidas (con límites diarios y requisitos estrictos de pago electrónico) y la vivienda cuando trabajas desde casa, donde se admite un porcentaje de los suministros calculado sobre los metros afectos.
Errores frecuentes al empezar
- Darse de alta después de haber empezado a facturar. El alta debe ser previa. Facturar sin estar dado de alta puede acarrear sanción y reclamación de cuotas atrasadas.
- Elegir mal el epígrafe del IAE. Condiciona tu régimen de IVA y tus obligaciones. Si te equivocas, se modifica con otro 036, pero mejor acertar.
- No pedir la tarifa plana. No se aplica de oficio.
- Olvidar que el IVA cobrado no es tuyo. Lo estás recaudando para Hacienda y lo devolverás cada trimestre. Sepáralo en otra cuenta desde el primer día.
- No guardar las facturas. Sin factura completa no hay deducción, por muy real que sea el gasto.
¿Gestoría o autogestión?
Si tu actividad es sencilla, facturas a pocos clientes y no tienes empleados, puedes llevarlo tú con algo de disciplina y un buen software de facturación. En cuanto aparecen empleados, operaciones intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo o varias actividades simultáneas, una gestoría se paga sola solo con evitar recargos.
Sea cual sea la opción, la responsabilidad ante Hacienda y la Seguridad Social sigue siendo tuya. Entender qué se presenta y por qué no es opcional.